Le Parvis des Talents est un groupe d’entraide pour les personnes francophones, parfois en transition professionnelle, et vivant dans l’agglomération zurichoise. Basé sur le partage et le développement du réseau professionnel, il est aussi un lieu privilégié d’échange de connaissances et un possible laboratoire d’idées nouvelles.
Nous avons profité du confinement en mai 2020 pour développer et présenter un webinaire Zoom comprenant une démonstration en direct, parfaitement en phase avec cette période : de nouveaux outils pour de nouvelles méthodes de travail.
Pendant un mois, nous (Jérôme, Xavier et Cécile) avons mis en place cette formation en utilisant uniquement des outils collaboratifs, ce qui nous a permis de comprendre et d’adhérer pleinement à cette nouvelle façon de travailler. Ce webinaire est parfaitement reproductible au sein de votre entreprise ou organisation, et nous nous ferons un plaisir de venir vous le présenter.
« La façon dont nous pensons, formons des opinions et assimilons les informations aujourd’hui est différente de ce qu’elle était il y a deux décennies. Nous avons très peu de temps, d’occasions ou d’inclinations pour la réflexion. Et pourtant, nous devons penser, réfléchir et absorber, à partir d’un flux constant et abondant d’informations. »
F. Goulding & H. Shaughnessy, FLOW (traduction Deepl)
Le « vieux » monde de l’entreprise
Les courriels et les réunions ont longtemps été le moyen le plus courant de réunir les gens au travail et de favoriser la collaboration. Cela n’est pas sans poser de problèmes aux équipes et à leurs collaborateurs. Si de nombreux employés avouent que la gestion des e-mails reste une tâche quotidienne très lourde, ils s’interrogent également sur l’efficacité réelle de bon nombre des réunions auxquelles ils participent. Dans des environnements où l’on s’attend à ce que de plus en plus de personnes travaillent à distance, cela ouvre une certaine marge d’amélioration où les nouveaux outils de collaboration peuvent aider à double titre.
Réduire et déplacer le trafic
Une manière de commencer est de rendre votre gestion des courriels et des réunions plus efficace en réduisant leur quantité, en augmentant leur qualité et en transférant ce qui peut être communiqué d’une manière plus optimale. L’exemple le plus évident est l’utilisation de la messagerie instantanée au lieu des courriels pour le partage rapide d’informations au sein de petites équipes à distance ou pour éliminer les longues séries de courriels occasionnels non urgents dans votre boîte de réception. Les plates-formes de collaboration plus sophistiquées permettent aujourd’hui d’intégrer cette messagerie à d’autres fonctions, ce qui permet de minimiser les communications non essentielles.
Utiliser le temps ainsi libéré pour mieux collaborer
Le temps que vous avez maintenant gagné grâce à une collaboration plus efficace ne doit pas être rempli de nouveaux e-mails ou de réunions inefficaces. Il s’agit d’un temps que vous pouvez utiliser pour les activités à plus forte valeur ajoutée, par exemple en permettant une meilleure prise de décision pour exécuter votre stratégie, en vous concentrant sur les clients et les fournisseurs, en encadrant vos futurs talents, en établissant des partenariats avec vos parties prenantes interfonctionnelles et, pourquoi pas, en consacrant plus de temps à l’avancement de vos projets personnels.
Non seulement le fait de sortir des sentiers battus et de réfléchir à la manière dont vous pouvez mieux utiliser les nouveaux outils et atteindre vos objectifs au quotidien est un excellent moyen de découvrir les derniers développements technologiques, mais le fait d’être plus efficace vous apportera certainement un meilleur sentiment d’accomplissement. Du gagnant-gagnant pour tous, comme on dit !
Des outils pour le travail de l’avenir
Tendances de l’entreprise
La crise du Covid-19 nous a obligés à changer de nombreuses habitudes et à utiliser de nouveaux outils et systèmes… Mais est-ce une révolution totale ? Pas vraiment. La tendance était là plus tôt, et les gens ont adopté les nouveaux outils rapidement lorsqu’ils ont été introduits.
Alors, quelles sont ces nouvelles tendances d’entreprise ? Quels mots à la mode tournent autour du travail de l’avenir ?
Tout cela entraîne de nouvelles attentes, de nouveaux objectifs et de nouveaux besoins pour la main-d’œuvre, et se traduit par de nouveaux comportements, de nouvelles règles et, évidemment, de nouveaux systèmes et outils.
Les Pour et les Contre
Il n’en reste pas moins que la décision d’introduire et d’utiliser ces nouveaux outils doit être équilibrée – pour votre entreprise, et pour vous !
En effet, il existe de grandes opportunités de productivité, telles que la portabilité (multi-plateforme) et la collaboration (multi-utilisateurs), la disponibilité (accessible partout, toujours sauvegardé), et les capacités d’utilisation et de visualisation rendant les résultats de la communication meilleurs.
Mais elle s’accompagne de défis majeurs : la protection et le contrôle des données (propriété, confidentialité, sécurité), la concurrence interne avec les normes d’entreprise (« shadow IT ») et la résistance au changement des utilisateurs, sans oublier les questions liées au cycle de vie des outils (maturité, durabilité).
Il convient de mentionner que les coûts et la capacité d’intégration dans le paysage informatique actuel peuvent être considérés à la fois comme des avantages et des inconvénients. Cela s’explique par le fait que les modèles commerciaux des fabricants de logiciels sont encore en évolution et que le marché est en cours de consolidation.
“Cette vague actuelle de transformation numérique est motivée par un grand besoin de solutions logicielles rapides, sûres et fiables, car l’expérience client vit désormais sur des applications et des sites, et ce sont les logiciels qui les rendent fonctionnels, beaux et performants. »
Forbes, What The Software Tools Market Consolidation Means For Enterprises, Dec’2019 (traduction Deepl)
Une bonne façon d’évaluer si un outil est suffisamment mûr et pertinent pour une éventuelle introduction est de construire et de maintenir un Tech Radar (Hold, Assess, Trial, Adopt), ce qui augmente la sensibilisation et facilite la prise de décision. Il permet d’équilibrer les risques liés à l’innovation et à l’adoption, et favorise l’alignement entre l’informatique et l’entreprise.
Catégories d’outils
La plupart des catégories d’outils sont touchées et chaque fournisseur doit faire face à une concurrence féroce pour devenir l’outil de choix et la norme de facto. Cela est particulièrement vrai dans les catégories neutres pour l’industrie (gestion des tâches, communication, partage des fichiers, etc.)
Dans les catégories spécifiques au secteur (outils sur mesure) ou pour les outils d’entreprise typiques (ERP, CRM), le choix des alternatives n’est pas encore très large. En outre, de nouveaux outils apparaissent chaque jour, de sorte que la liste n’est jamais définitive.
Synthèse et prochaines étapes
En résumé, le monde change, que nous le voulions ou non, avec ses côtés positifs et moins positifs. Soyez donc conscients de ces changements !
La plupart de ces nouveaux outils et méthodes de travail collaboratif sont faciles à utiliser et devraient réduire la complexité. Alors essayez, jouez, expérimentez, soyez curieux !
Comme le changement est en route, adoptez-le : soyez un adopteur précoce, agissez comme un agent du changement et soyez prêt pour le prochain changement !
Et si vous êtes également en transition – volontairement ou non – c’est l’occasion idéale de mettre à profit votre temps libre, de continuer à apprendre et de remplir votre boîte à outils – soyez un apprenant actif !
Nous espérons que vous aurez autant de plaisir à lire cet article que nous en avons eu à créer ce webinaire. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter ou à contacter le Parvis des Talents.
Sources & inspiration
- CloudApp The 11 Best Productivity Apps for 2020
- Go Skills The Best Tools for Your Remote Team
- Forbes The Evolution Of The Employee
- Future of Work in 2 Minutes | Work Tools #1 (vidéo)
- Apple at Work – The Underdogs (vidéo)
- A Millennial Job Interview (vidéo)
Cet article a été publié originellement sur LinkedIn et adapté pour ce blog – en particulier traduit par Deepl. Ses auteurs sont Jérôme Delmotte, Xavier Pailloux and Cécile Rouyer.